Revista Electrónica de Investigación de Tecnologías Educativas Vol. IV Núm 4 ISSN 2539-2506
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“DECISYSTEM” SOFTWARE DE CONTROL ADMINISTRATIVO EN AMBIENTE WEB PARA LA DEFENSA CIVIL
DEL GUAMO TOLIMA
___________________________________________________________________________________________________________________________________
Andrés Felipe Cardozo Lozano, Yurany Alexandra Guativa Cabezas, Angie Suley Guzmán Preciado.
1: Desarrollo de Software, Institución de Educación Superior “Itfip” 1. Espinal Tolima, Colombia
acardozo43@itfip.edu.co, yguativa94@itfip.edu.co , aguzman38@itfip.edu.co
RESUMEN
El proyecto DECISYSTEM, en el cual se basa en el
desarrollo y la implementación de un sistema en
ambiente web de los registros de los cuales son:
Talento Humano, Emergencias, Tesorería,
Inventarios, Sección De Actas y Control De
Asistencia, que será desarrollado en la Junta
Jurídica De La Defensa Civil Del Guamo Tolima.
Para el desarrollo de la evidencia del proyecto
donde se creó este documento, es importante
mediante este escrito plasmar la problemática
que se presenta en la institución y las soluciones
que se dieron durante el desarrollo del software,
adaptándolo a las necesidades del administrador
y la institución. Una de las herramientas que se
ejecutaron para la creación de un sistema de
información adaptable y práctico fue tomar en
cuenta el seguimiento del desarrollo del software
DECISYSTEM y la metodología SCRUM, la cual
permitió el avance del sistema de una manera
flexible en el manejo de compresión del
problema, usando varias técnicas para
descomponer y organizar los procesos,
garantizando el cumplimiento y entrega de los
requerimientos del administrador. Los lenguajes
de programación utilizados son PHP y de sus
interfaces graficas en HTML y CSS. Y, usando la
base de datos creada y administrada con el
sistema de la gestión de la base de datos MYSQL
se puede concluir la realización del software.
Palabras clave:
ABSTRACT
The DECISYSTEM project, in which it is based on
the development and implementation of a web-
based system of records of which are: Human
Talent, Emergencies, Treasury, Inventories,
Minutes and Attendance Control Section, to be
developed by the Civil Defense Legal Board of
Guamo Tolima. For the development of the
evidence of the project where this document was
created, it is important through this writing to
reflect the problems that are presented in the
institution and the solutions that were given
during the development of the software, adapting
it to the needs of the administrator and the
institution. One of the tools that was
implemented for the creation of an adaptable and
practical information system was to take into
account the monitoring of the development of the
DECISYSTEM software and the SCRUM
methodology, which allowed the advance of the
system in a flexible way in the handling of
compression of the problem, using various
techniques to decompose and organize the
processes, guaranteeing the fulfillment and
delivery of the requirements of the administrator.
The programming languages used are PHP and
its graphical interfaces in HTML and CSS. And,
using the database created and managed with
the MYSQL database management system, the
software can be completed.
Keywords:
PROBLEMA
La Junta jurídica de la Defensa Civil del Guamo-
Tolima, es una entidad del orden público,
integrada por el presidente y los voluntarios. De
acuerdo con el análisis realizado en la entidad, se
está presentando una problemática con el
sistema de información del control
administrativo.
Las instituciones públicas en Colombia, según
Decreto Nacional 2573 de 2014, están
obligadas por el ministerio de las TIC a través del
programa de gobierno en línea, en la
modernización de sus procesos internos,
apoyándose en tecnología para que funcionen de
una manera más ágil y eficaz . Ciertas entidades
no han cumplido en modernizar sus procesos,
permitiendo el desarrollo de las tecnologías.
Unos de los motivos de las grandes empresas es
que desconocen las ventajas de la era
tecnológica, por ende; no hay continuada de
mejoras en los procesos administrativos. La
actividad actual de esta problemática es el
método en que se está llevando a cabo la
recolección de la información mediante los
formatos de Word y Excel donde aquellos datos
son almacenados en un computador. En parte no
cumple la normatividad vigente.
De acuerdo con las funciones que vamos a hablar
cada una de ellas, por tal razón algunas entidades
están sistematizando sus procesos, para tener un
mejor funcionamiento administrativo y llevar de
manera organizada la información.
• Reducir el tiempo de búsqueda de los archivos:
La exploración que se permite en la junta jurídica
de la defensa civil, se logra obtener la muestra; la
cual es la parte administrativa, cuando se logra
llegar al entorno se pone al descubierto las
existentes actividades con dificultad, la primera
de ellas es la búsqueda de la información, donde
algunas veces es difícil recordar la ubicación de
las carpetas físicas o dentro de la aplicación
Excel.
Según los resultados que se presenta a través de
la investigación, por tal razón se da a conocer que
laboran actualmente de manera local, sin un
sistema adecuado para las necesidades de la
junta jurídica de la defensa civil, generando una
afectación a los reportes que se deben enviar a
Bogotá cada mes. De acuerdo al testimonio del
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representante Alexander Tole, los reportes no se
logran enviar con la información
correspondiente, que la sede principal requiere
para la gestión de recursos para cada una de las
sedes de la defensa civil, cuando no se
completan, califican como deficientes y los
recursos los retrasan, hasta cumplir con la
descripción de los reportes terminados.
Los estudiantes encargados de liderar el
proyecto, han logrado la solución a esta
problemática, mediante un sistema de
información el cual abarque los campos de la
parte administrativa, permitiendo la búsqueda
ágil y menos meticulosa y al momento de
presentar los reportes generados en el municipio
del Guamo. Permitiendo reducir el tiempo de
búsqueda al mínimo de 4 minutos, evitando la
búsqueda actual de 15 a 30 minutos.
• Administrar el registro histórico de las
emergencias.
La información de las emergencias son claves en
la sección administrativa, de acuerdo con la
investigación, se conoce en detalle como lo llevan
a cabo, actualmente se realiza un reporte básico,
donde la información no es segura y al mismo
tiempo se perdiendo los datos del evento
presentado.
En el sistema de información, para esta sección
se toma el formato establecido por la defensa
civil colombiana, donde es utilizada por todos los
equipos de rescate, donde el señor alexander tole
desconocía, como almacenar los datos
requeridos en una emergencia.
• Evitar la pérdida de información.
Cuando se habla de la perdida de información, es
donde surge la siguiente pregunta: ¿Qué tipo de
respaldo están ejecutando?, para cualquier tipo
de sistema, es importante conocer de qué
manera la información la están almacenando y
como garantiza que existe un respaldo de
aquellos datos de la junta jurídica del guamo
Tolima.
En general se quiere realizar cambio
confrontable para el manejo de la información,
con DECISYSTEM es el software ayudara a
mejorar los procesos de la parte administrativa,
con el fin de mitigar el riesgo de la perdida de los
datos con un respaldo programado, permitiendo
mantener la información actualizada medias
cada copia de seguridad.
El respaldo de la información es importante al
momento de un caso de ataque cibernético, falla
humana, mal manejo de un sistema u ataque
humano, mediante esta operación se evita perder
los datos por cualquier circunstancia, esa es una
ventaja que se le destaca a favor de los sistemas
de información.
• Dar protección de la información de manera
robusta y confiable.
El sistema será creado con el fin de responder
con las necesidades presentadas, el software
dará protección de los datos, mediante un usuario
administrador, el cual tendrá acceso al sistema,
para la creación de los perfiles funcionarios o
personas capaces de ordenarle al sistema, que
tarea se efectúa y de qué manera de hacerlo.
Además de eso, alexander tole será el
administrador del software, donde él se encarga
de darle uso a la información dentro del sistema,
por otra parte, la validación de inicio de sesión se
corrobora con los datos que ingrese el usuario
para después determinar que la validación de
aquellos sea correcta y de allí, permita el ingreso.
• Control en el acceso al sistema información, por
medio de la seguridad que ofrece el software
DECISYSTEM.
• Organizar la información en una base de datos,
evitando la redundancia e inconsistencia de los
mismos.
En la manera física al realizar un reporte o
guardamos información se duplican aquellos
datos, donde hace difícil la búsqueda más
tediosa, con el sistema de información dará una
mejor forma de buscar más ágil y sencilla, con
tan solo el número de referencia de la sección que
usted requiera buscar o la cedula del individuo.
Por medio digitando esas dos funcionalidades,
permitirá visualizar los demás datos que se
genere mediante la sesión en el que se encuentre
el usuario del currículo de las actividades.
• Realizar estadísticas para la toma de decisiones
por parte de la junta directiva, esto se logra de
acuerdo al planteamiento de mejorar los
procesos que llevan a cabo, se necesitará evaluar
cual personal esta capacidad para riesgos,
seguridad o novato, ya que todo se alojará en un
mismo lugar dentro del sistemas de información
planteado, será fácil determinar quienes se
encuentran con los estudios requeridos o quienes
no se han capacitado.
• Llevar control de asistencias de las personas
activas e inactivas, esto se aplica en una sección
donde se conoce los datos del voluntario, donde
se establecerá como lo asigno alexander tole la
hoja de vida, allí lleva el control de las personas
activas o inactivas.
• Control de gastos del establecimiento se lleva
mediante con tesorería y el inventario, el cual
estas dos secciones estarán conectan, dando
control de las actividades de los materiales que
ingresen a la entidad o salga dinero de la entidad.
INTRODUCCIÓN
Las entidades tengan un procesamiento de sus
datos, por otro lado, ayudamos al planeta a que el
consumo de papel se disminuya, utilizando las
TIC, son herramientas que promueven la creación
de sistemas complejos, volviéndolos más
robustos y confiables para el usuario. Es
importante para nosotros cooperar para llevar un
control de las actividades adecuadamente
mediante el desarrollo de software, así mismo,
cumpliendo con lo establecido en el cronograma
de actividades que se llevará a cabo en este
trabajo. Mejoramos la calidad de información,
dándole un orden al desarrollo del software,
permitiendo la creación de los diferentes
procesos que la institución lleva trabajando, los
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que son: currículum de talento humano,
Emergencias, Tesorería, sección de inventario
(acorde a sus utilidades), el espacio de las actas
que se realiza cada mes.
METODOLOGÍA
Para el desarrollo de este proyecto es necesario
saber la metodología la cual será la guía o
método a seguir en las fases de construcción del
software que se establecerá en esta institución.
Metodología de desarrollo software
El siguiente sitio web lo define “Metodologías de
desarrollo de Software. Lograr la construcción de
un sistema informático eficiente, que cumpla con
los requerimientos planteados, es una tarea
realmente intensa y sobre todo difícil de cumplir.
Las metodologías para el desarrollo del software
imponen un proceso disciplinado sobre el
desarrollo de software con el fin de hacerlo más
predecible y eficiente”.
Metodología Scrum
Se puede determinar que está dividida en Fases
De Desarrollo:
Imagen 1 Estrategia Digital. Fases De La Metodología Scrum. Publicado [En línea].
Abril 2017. Url: https://blog.ida.cl/estrategia-digital/metodologia-scrum-en-
proyectos-digitales/
• Cumplimiento de Expectativas: Es el proceso
mediante el cual se lleva a cabo la recolección de
datos con el fin de conocer los requisitos que se
utilizaran para de los elementos del sistema, así
mismo defiendo cada paso a seguir para el
desarrollo.
• Flexibilidad a Cambios: Para el diseño del
Software está establecido ciertos criterios a
seguir las cuales son: Estructura De La Base De
Datos, Arquitectura De Software, El Detalle
Procedimental y su ambiente. Aquí se debe tener
en cuenta las normas de accesibilidad web. Si el
sistema requiere modificaciones a futuros para
agregar más procedimientos datos, con esta
metodología el proceso de adaptación es más
confiable.
• Reducción del Tiempo: Mientras vamos
ejecutando las pautas, argumentando la
experiencia que se va adquiriendo mediante el
desarrollo, el cliente se le presentara versiones
beta o de prueba para comprobación y cambios
que necesite mejorar tomando los objetivos y la
metodología.
• Mayor calidad del Software: Para garantía del
cliente durante cada una de las etapas a
desarrollar se estarán efectuando análisis del
programa así mismo antes de dar por finalizado
el proyecto se hará las diferentes pruebas para
corregir posibles errores.
• Mayor Productividad: Nosotros como
estudiantes nos comprometemos a desarrollar
este una manera eficaz sin crear una mala
manipulación de la información, así mismo
poniendo en práctica lo aprendido durante la
Carrera Ingeniería De Sistema, entregando el
sistema con los requerimientos establecidos y
las propuestas de cambios en la etapa Calidad
Del Software juntamente con este punto.
• Maximiza el Retorno de la Inversión (ROI): Cada
una de las fases de la metodología es de suma
importancia para la implementación, donde cabe
destacar que el software tendrá un impacto que
ayudará al control de los procesos volviéndose
una prioridad para el entorno.
• Predicciones de Tiempos: En fase es demasiado
importante para la ejecución de tareas, nosotros
como equipo escogemos las más complejas y
dejar otras tareas en observación para ir
trabajando lo más duro y después lo más fácil
para la mitad del desarrollo.
• Reducción de Riesgos: Conociendo el avance
del progreso, determinando su funcionalidad se
comprender que esta fácil ayuda mucho a
controlar los riesgos de manera sencilla antes de
la terminación del proyecto.
RESULTADOS O AVANCES
RESULTADOS Y DISCUSIÓN
De acuerdo con la estructura del proyecto se
define en primera instancia la problemática del
sistema de información actual, así mismo
estableciendo el tipo de metodología adecuado
para el desarrollo del software DECISYSTEM
cumpliendo con los objetivos y requerimientos
funcionales que el software requiere para
cumplir con las expectativas de la institución.
Los resultados esperados dando solución a los
siguientes problemas presentados son:
• Reducir el tiempo de búsqueda de los archivos:
Cada módulo tiene un método de búsqueda, con
el fin de reducir el tiempo al momento de localizar
la información de los integrantes en la sección de
las hojas de vidas, por otro los otros módulos que
también tiene la opción de buscar en específico
son: Emergencias, Tesorería, Inventario y la
Sección de Actas. De esta manera teniendo la
información en un solo lugar, ayuda el
mejoramiento de búsqueda de los archivos, así
mismo reduciendo el tiempo al momento de
buscarlos y evitando molestias al realizar las
consultas.
• Administrar el registro histórico de las
emergencias: En el software se establece un
módulo especializado para almacenar los datos
requeridos por parte del presidente de la Junta
Jurídica De La Defensa Civil en el campo de las
emergencias, donde se hace mejoramiento de
este proceso, mediante las tecnologías de la
información, por ende se lleva el control de los
datos que serán administrados por el Presidente
en el software, agilizando las consultar, la
captación de la información, un mejor orden y lo
mejor en un solo sitio, que es el Software
Decisystem.
• Evitar la pérdida de información: Se busca que
los procesos administrativos obtengan una
evolución de su actividad mediantes las
tecnologías de información, en la primera fase de
investigación del proyecto, se concluyó mediante
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la experiencia del testimonio del presidente, que
la información recopilada en papel no era seguro
almacenarla por mucho tiempo, porque podrían
suceder irregulares del estado del papel, con el
sistema se emplea la mejora de este proceso.
Ayudando al cuidado de la información y al medio
ambiente.
• Dar protección de la información de manera
robusta y confiable: El tema de seguridad
informática, es bastante importante en cualquier
de tipo de software, en este caso se almacenan
datos personales y familiares de los voluntario,
donde es bastante delicado a nivel jurídico. Por
tal razón se han definido los roles dentro del
sistema, así mismo para conocer el ingreso de
cada rol, es necesario que se validen los datos de
usuario y contraseña, de tal forma se implementó
una encriptación robusta.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
• El software ya terminado es una herramienta
que puede optimizar la forma en la que se ha
venido haciendo en los procesos administrativos
de la Junta Jurídica de la Defensa Civil
anteriormente, realizando capacitaciones al
personal encargado, para el uso correcto del
sistema de información.
• Apropiación del uso de TIC por parte de la
comunidad urbana que aporte a la modernización
de los procesos administrativos.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
El Presidente De La República De Colombia.
Ministerio de Tecnologías de la Información.
Recuperado de:
https://www.mintic.gov.co/portal/604/articles
-14673_documento.pdf (Fecha de
recuperación: Diciembre de 2014).
ECURED. Metodologías de desarrollo de
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https://www.ecured.cu/Metodologias_de_desar
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Octubre 2019)
Imagen 1 Estrategia Digital. Fases De La
Metodología Scrum. Publicado [En línea]. Abril
2017. Url: https://blog.ida.cl/estrategia-
digital/metodologia-scrum-en-proyectos-
digitales/.
