Revista Electrónica de Investigación de Tecnologías Educativas Vol. IV Núm 4 ISSN 2539-2506
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“AGROSYSTEM” SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE VENTAS ONLINE E
INVENTARIO PARA ALMACENES DE REPUESTOS AGRÍCOLAS EN EL ESPINAL TOLIMA
_______________________________________________________________________________________________________________
Víctor Alexis Aragón Briñez, Julián Andrés Mendoza Guzmán
Ingeniería de Sistemas, Institución de Educación Superior ITFIP, Espinal Tolima, Colombia
varagon88@itfip.edu.co, jmendoza84@itfip.edu.co
RESUMEN
Los almacenes de repuestos para maquinaria
agrícola del Espinal Tolima, requiere sistematizar
la información en los procesos registro,
facturación e inventario. Este proyecto se centra
en brindar una alternativa para dar solución a las
necesidades que se presentan en estos
almacenes, en donde se analizan cada una de las
actividades del sistema de información de la
empresa, para tener como resultado una
investigación bien estructurada y una
herramienta tecnológica que permita el registro
de usuarios, productos, clientes, proveedores,
realización de factura electrónica, kardex,
generar reportes, devoluciones y apartado de
productos.
Este documento abarca la investigación que se le
realizó al sistema de información de las
empresas, utilizando la metodología de
investigación descriptiva, con el objetivo de
obtener una mejor descripción del problema,
empleando técnicas de observación para analizar
y organizar cada uno de los procesos, entradas y
salidas del mismo. Para así garantizar que se
cumplan los objetivos del proyecto frente a los
requerimientos del usuario.
También se incluyen varios temas como la
metodología de ingeniería del software que se
utilizó, las fases de la misma, un compendio de
investigaciones o herramientas con el mismo fin
en el estado del arte, el estudio de viabilidad del
proyecto, un análisis de los riesgos,
requerimientos del software, su arquitectura, la
explicación de las funcionalidades del mismo con
diagramas UML, el estilo de programación que se
manejó, la descripción de la interfaz gráfica, las
pruebas de calidad que se realizaron para
verificar su funcionamiento bajo el entorno real
de la empresa y por último las conclusiones de la
investigación.
Palabras clave: Software, inventario, venta
online, sistema de información, arquitectura.
ABSTRACT
The warehouses of spare parts for agricultural
machinery of Espinal Tolima, requires to
systematize the information in the processes
register, invoicing and inventory. This project
focuses on providing an alternative to solve the
needs that arise in these warehouses, where
each of the activities of the company's
information system are analyzed, to result in a
well-structured research and a technological tool
that allows the registration of users, products,
customers, suppliers, electronic invoicing,
kardex, generate reports, returns and product
section.
This document covers the research that was
made to the information system of the
companies, using the descriptive research
methodology, with the aim of obtaining a better
description of the problem, using observation
techniques to analyze and organize each of the
processes, inputs and outputs of it. In order to
guarantee that the objectives of the project are
fulfilled in front of the requirements of the user.
Also included are several topics such as the
engineering methodology of the software used,
its phases, a compendium of research or tools
with the same purpose in the state of the art, the
feasibility study of the project, a risk analysis,
software requirements, its architecture, the
explanation of its functionalities with UML
diagrams, the programming style used, the
description of the graphic interface, the quality
tests performed to verify its operation under the
real environment of the company and finally the
conclusions of the research.
Keywords: Software, inventory, online sales,
information system, architecture.
PROBLEMA
La problemática del sistema se puede evidenciar
en 4 situaciones: Primero en el manejo y registro
de los documentos mercantiles (inventario,
Kardex, libro de contabilidad), segundo las
condiciones de riesgo de los documentos en las
empresas los cuales están expuestos a las
condiciones climáticas, envejecimiento, daños
por luminosidad y por humedad, tercero la
seguridad en el manejo de los mismos ya que
están expuestos a hurtos o modificaciones en el
almacén y en cuarto lugar estos documentos
están diligenciados a mano y con caligrafía del
dueño, la cual es entendida sólo por el mismo.
Actualmente los dueños de los almacenes de
maquinaria agrícola del Espinal Tolima llevan su
contabilidad a través de soportes físicos y sus
registros son llevados a mano, este proceso es
solamente realizado por el propietario o su
auxiliar, este proceso toma mucho tiempo, ya que
diligenciar cada venta o compra en el inventario
(Kardex) es tediosos y lento, al igual sucede en el
momento de realizar los balances de pérdidas o
ganancias que son generados a diario, mensuales
y anuales. Esto conlleva a que no se tenga una
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accesibilidad a tiempo a la hora de buscar un
producto en más de 900 referencias
diligenciadas en planillas.
Los documentos físicos están sometidos a
múltiples situaciones, como lo son las
condiciones climáticas, la humedad, el agua o el
polvo que los puede dañar o deteriorar, esto
sucede frecuentemente en un almacén agrícola,
los documentos están en riesgo de daño físico
por la grasa, el aceite o líquidos de las muestras
de los repuestos que los mecánicos traen al
propietario para su respectiva búsqueda en el
inventario, el tiempo es el principal causante del
deterioro físico en los soportes, las hojas
amarillentas y desgastadas trae la consecuencia
de que el propietario constantemente migre a
una nueva planilla las referencias más requeridas
con su respectivo valor y lugar en el almacén.
El mayor riesgo de un documento impreso y
digital en una empresa es la manipulación por
terceros o el hurto de los documentos y soportes,
desfalcos financieros y suplantación de
información, al ser los documentos de soporte
físico, estos pueden ser manipulados o hurtados
fácilmente del escritorio o el archivador del
propietario del almacén, generando pérdidas
tanto para el negocio como para su propietario,
al igual que al ser manipulada la información
generaría problemas al momento de corroborar
lo que se ha vendido y con lo que se ha comprado.
INTRODUCCIÓN
Actualmente, el manejo de facturación e
inventario son actividades complejas para las
personas que desean realizarlas. En la mayoría
casos, en la facturación se cometen errores de
mal diligenciamiento de los datos o registro
inapropiado de la información.
En la implementación del inventario, es muy
usual notar errores en las entradas y salidas de
los productos, ya que no se logra llevar un control
correcto de las existencias que han tenido
movimiento en la empresa. Es por ello, con la
evolución tecnológica se han ido desarrollando
sistemas de información sistematizados que
feliciten la automatización de procesos contables
con el fin de mantener la información accesible
para los usuarios al momento de ser requerida.
Según el Departamento de Impuestos y Aduanas
Nacionales DIAN define La facturación
electrónica como “Es, ante todo, una factura.
Esto significa que tiene los mismos efectos
legales que una factura en papel, se expide y
recibe en formato electrónico. En otras palabras,
es un documento que soporta transacciones de
venta bienes y/o servicios y que operativamente
tiene lugar a través de sistemas computacionales
y/o soluciones informáticas permitiendo el
cumplimiento de las características y
condiciones en relación con la expedición, recibo,
rechazo y conservación”
1
.
En Colombia, el sistema de inventario promedio
ponderado es implementado por las pequeñas y
medianas empresas, ya que se logra llevar el
manejo y control de las existencias de forma ágil
y con sus resultados permite a los usuarios tener
estabilidad de los productos en el mercado
laboral.
En los establecimientos comerciales de
repuestos para maquinaria agrícola del Espinal
Tolima, se pudo evidenciar tras la investigación
que el establecimiento actualmente implementa
un sistema poco convencional, ya que el registro,
facturación e inventario se llevan a través de
documentos contables de forma física, que por
consiguiente son almacenados en archivadores y
están expuestos a riesgo de pérdida, hurto o
alteración. Lo mencionado anteriormente, da
viabilidad para desarrollar un sistema de
información sistematizado que le facilite al
propietario del establecimiento realizar de forma
correcta los procesos de registro, facturación e
inventario.
De acuerdo con la problemática mencionada
anteriormente, el propósito de esta investigación
es la realización de un software en ambiente que
permita llevar de manera controlada el registro
de los repuestos agrícolas, facturación en los
procesos de venta e implementación de un
sistema de inventario, con el fin de ayudar a
mejorar la optimización de procesos y la toma de
decisiones en el almacén Arodecuento.
Para mejorar productividad del software
Agrosystem, se determina implementar la
metodología de investigación XP, ya que permite
el ágil desarrollo a través de sus cuatro fases de
planificación, diseño, codificación y pruebas.
Garantizando, la correcta documentación
investigativa y productiva del software.
METODOLOGÍA
Metodología de investigación
Enfoque epistemológico
El enfoque epistemológico del proyecto es el
enfoque Positivista según Jacqueline Hurtado
define al positivismo como: “El positivismo fue
una postura filosófica explicada por Augusto
Comte (1798-1857), dirigida a exaltar los
hechos por encima de las ideas, las ciencias
experimentales frente a las teóricas y las
ciencias naturales frente a las filosóficas
(Martínez Echeverri y Martínez Echeverri, 1996).
El positivismo de Comte planteó que para que una
disciplina tuviese carácter científico debía
prescindir de la investigación sobre la esencia de
los fenómenos y limitarse a buscar leyes. Comte
se apegó sólo a los hechos y afirmó la relatividad
del conocimiento, renunció al apriorismo en la
filosofía y en la ciencia, sostuvo que el propósito
del entendimiento era aprehender las relaciones
causales y las leyes y consideró que el criterio de
verdad era la verificación positiva y empírica (De
la Vega, 1998). El positivismo estableció una
relación precisa entre observación y teoría
(Delgado, 1991)“
2
.
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Enfoque de investigación
El enfoque de investigación de este proyecto es
investigación cuantitativa, según R. Hernández
Sampieri, C. Fernández Collado y P. Baptista
Lucio definen al enfoque cuantitativo como
“Enfoque cuantitativo Usa la recolección de
datos para probar hipótesis, con base en la
medición numérica y el análisis estadístico, para
establecer patrones de comportamiento y probar
teorías”
3
.
El proyecto tiene un enfoque epistemológico
positivista porque la principal característica de
este trabajo es la explicación científica, a base
de la recolección de datos, da unos resultados de
la investigación los cuales pueden ser
contrastados mediante el número de eventos
favorables, es decir, a través de los instrumentos
de recolección de información da una evidencia
acumulada para la generación de hipótesis.
Tipo de investigación proyectiva
Cómo define córdoba y Monsalve “La
investigación proyectiva consiste en encontrar la
solución a los problemas prácticos, se ocupa de
cómo deberían ser las cosas para alcanzar los
fines y funcionar adecuadamente”
4
.
Metodología de desarrollo de software
XP
Es una Metodología ligera que fue tomada de
diversas metodologías e integradas en esta con
pasos flexible a seguir en trabajo en equipo, ella
se basa en la simplicidad, la comunicación y la
realimentación del código desarrollado.
Objetivos de la metodología xp
Según la Universidad Unión Bolivariana
5
los
define así:
Implementar lo mejor de los conocimientos
adquiridos en el desarrollo del proyecto
Aumentar el rendimiento de los proyectos
Asegurar la importancia del software
desarrollado tanto en calidad y superando
lo que el cliente esperaba.
Características de la metodología xp
Imagen 1 CARACTERÍSTICAS DE LA METODOLOGÍA XP; METODOLOGIA
XP; Recuperado de:
https://sites.google.com/site/xpmetodologia/_/rsrc/13432346322
62/marco-teorico/caracteristicas/Captura.PNG
Según XP TECNOLOGÍA define las
características de esta metodología así:
Desarrollo iterativo e incremental: Se
mejorar cada vez más poco a poco hasta alcanzar
las satisfacciones del cliente
Pruebas unitarias continuas, deben hacerse
pruebas automatizadas frecuentemente antes de
la codificación utilizando las pruebas de
regresión
Programación en parejas: todas las tareas
del equipo y todos saben todo la conexión cliente
y desarrollador son lo esencial en esta
metodología, la programación en parejas es vital
para detectar errores y mejorar el sistema.
Corrección de todos los errores antes de
poder agregar algo nuevo debemos entregar
frecuentemente prototipos los cuales a base de
los errores o falencias se corregirán agregando
nuevas funcionalidades
Refactorización del código: re factorizar el
código adaptándolo para que sea más legible y
durable pero sin modificar los comandos que él
ejerce en el sistema; para esto se harán pruebas
de mantenimiento para detectar errores a la hora
de la refactorización.
Propiedad del código compartida: este
método promueve que cualquier miembro del
equipo desarrolle cualquier parte del proyecto sin
necesidad de asignar cierta parte a algún
desarrollador así cualquier miembro puede
cambiar o modificar el comando, estos códigos
son evaluado en pruebas de regresión para
detectar errores.
Simplicidad en el código: todo funciona gracia
a las simplicidad se hace lo que se necesita y lo
que el cliente solicitó, no se agrega nada de más
ni nada diferente a lo dicho por el usuario, es
mejor un código sencillo y entendible que se
pueda modificar adaptándolo a las necesidades
que surja que un proyecto largo e inentendible
que puede que alguna de sus funciones sean mal
utilizadas o no usadas por el usuario
La simplicidad y la comunicación son un conjunto
extraordinario ya que gracias a la comunicación
se puede hacer un planteamiento detallado de, lo
que se requiere y de lo que no se requiere Cuanto
más practico el sistema es entendible y legible
para la comunicación entre los desarrolladores.
FASES DE LA METODOLOGÍA XP
Imagen 2 FASES DE LA METODOLOGÍA XP; Autores
1ª Fase: Planificación del proyecto.
• Se definen los objetivos, alcances y limitaciones
del proyecto, luego de ellos se realiza de forma
detallada el análisis para lograr determinar la
viabilidad y riesgos que se tienen al desarrollar el
proyecto
• Conformación de equipos de trabajo: en esta
sección inicial es donde por primera vez se logra
la conformación del equipo de trabajo
conformado por 3 estudiantes del ITFIP del VII
semestre.
• Reunión con el propietario los almacenes de
comercialización de maquinaria del Espinal
Tolima: en este apartado es donde el grupo de
trabajo conformado por los 3 estudiantes, tienen
la primera ficha de usuario.
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2ª Fase: Diseño.
Se realizan iteraciones las cuales son las
reuniones que tiene cada programador con el
usuario, al reunirse se implementará una nueva
historia de usuario que se compara con las
anteriores y se pasará por un proceso de
selección y determinar qué nuevas solicitudes
tiene el usuario. Este proceso no puede tardar
más de 3 días y no puede llevar más de 4
sesiones, ya que en ese lapso de tiempo se ha de
determinar las necesidades del usuario. Al tener
ya realizado estas historias se iniciaría el
desarrollo del prototipo en parejas de 2 o más
programadores los cuales se brindan
conocimiento mutuo al momento de realizar esta
fase, al determinar estas necesidades se realiza
un glosario técnico para los programadores, las
normas y régimen de no agregar más código de
lo pedido y tratar de ser predecible al riesgo en
cualquier ámbito de la programación.
3ª Fase: Codificación.
• Al momento de programar se deben tener en
cuenta unos puntos muy esenciales como los son:
un código fácil y entendible entre los
programadores, gestión del código al momento
de ejecutar alguna operación, el código más
corto es mejor que el código extenso, nunca se
podrá trabajar de manera individual y así se logra
llegar a un buen final de la programación.
• Los programadores siempre deben tener mente
abierta a que su código sea mejorado por las
demás sugerencias del mismo usuario.
• El desarrollo de las tarjetas crc y corrección de
cada una de ellas se detectan al momento de
realizar la fase de codificación al momento de
programarlas.
4ªFase: Pruebas.
• Cada historia de usuario y tarjetas crc que se
programan el software, están sometidas a los
test que cada programador realiza
individualmente. Esto determina que tan eficiente
es el programa y si ayudará al objetivo final
propuesto.
• Luego de realizar estos test entre los
programadores y obtenido los resultados
satisfactorios se agregan al software creado así
el proyecto final. El cual será evaluado con el
usuario final, éste a su vez evaluará con otro test
el programa una vez que se determina que el
software cumple con las expectativas pedidas
por el mismo, se culmina la metodología.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
• Se logró identificar la necesidad fundamental
que existe en los establecimientos comerciales
de repuestos para maquinaria agrícola del
Espinal Tolima en los procesos de registro,
facturación e inventario.
• A través de un proceso investigativo se logró
identificar los requerimientos principales que
debe presentar el aplicativo web cumpliendo con
las normas de accesibilidad para su fácil
implementación.
• En los procesos de desarrollo e implementación
se cumple con las expectativas planeadas y
requerimientos definidos por parte del
propietario del almacén.
• Se dará a conocer el software agrosystem
llevándolo a disposición del administrador y
personal que interfieren en las actividades
correspondientes del sistema de información.
• Mediante las pruebas del software a los
propietarios de los almacenes del Espinal Tolima
se espera que logre realizar de manera ágil y
eficaz los procesos de facturación y visualización
del inventario.
• Se recomienda que el propietario administrador
utilice todas las funciones implementadas en el
software, para así llevar un mejor control de la
información y ayudar a la toma de decisiones en
función de la empresa.
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recuperación: Febrero del 2018).
